Sistem adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat
untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin
terjadi.
Informasi adalah data yang
berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible
harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.
Sistem Informasi adalah sebuah
sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi
yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan
bisnis.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang
berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah
sistem informasi.
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan
transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan
transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi
non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi.
Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja
bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing group yang
melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang
tinggi buat karyawan.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Elemen-Elemen Penting Dari Sistem Informasi Akuntansi
SIA menggunakan berbagai aktivitas yang sistematik untuk
menghasilkan informasi yang relevan. elemen-elemen penting dari SIA,
yaitu :
1. Pemakai Akhir (End User)
Terdiri dari pemakai akhir internal dan eksternal.
Pemakai akhir internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat
organisasi. Pemakai akhir eksternal adalah para kreditur, pemegang
saham, investor potensial, pajak, pemerintah, pemasok dan pelanggan.
2.Sumber Data
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki
sistem informasi dari sumber eksternal dan internal. Transaksi keuangan
eksternal umumnya sumber data yang sering terjadi. Transaksi keuangan
internal adalah transaksi yang melibatkan pertukaran dan pergerakan
sumber daya organisasi misalnya pergerakan bahan mentah ke persediaan
barang jadi, penyusutan pabrik dan peralatan.
3. Pengumpulan Data
Yakni tahap operasional yang tujuannya untuk memastikan
bahwa data yang memasuki sistem itu sah, lengkap dan bebas dari
kesalahan. Pengumpulan data melibatkan tahap-tahap seperti memperoleh
data transaksi, mencatat data tersebut ke formulir dan memvalidasi dan
mengedit data untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan.
4. Pemrosesan Data
Dalam pemrosesan data ini, data dioleh untuk menghasilkan
informasi. Fungsi pemrosesan data terdiri dari tahap-tahap berikut ini :
5. Manajemen Database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik
data keuangan dan non keuangan. Manajemen database bertugas untuk
menyimpan, memperbaiki, memanggil dan menghapus data.
6. Penghasil Informasi
Yakni proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan
menyajikan informasi untuk para pemakai. Fungsi ini termasuk tahap-tahap
seperti menginterpretasikan, melaporkan dan mengkomunikasikan
informasi.
7. Umpan Balik
Yakni berbentuk output yang dikirimkan kembali ke sistem
sebagai sumber data. Umpan balik ini dapat bersifat internal atau
eksternal dan digunkan untuk memulai atau mengubah suatu proses.
Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh SIA
yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi
informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Komputer digunakan pada seluruh jenis sistem informasi.
Teknologi informasi mencakup komputer dan teknologi lain yang digunakan
untuk memproses informasi. Setiap organisasi yang menggunakan komputer
untuk memproses data transasksi memiliki fungsi sistem informasi. Fungsi
sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data. Pengolahan
data merupakan aplikasi SIA yang paling mendasar dalam setiap
organisasi.
Beberapa teknologi informasi yang mendukung keberadaan SIA di suatu perusahaan meliputi :
a. Sistem pengubah tampilan dokumen (document image system)
Sistem ini menggunakan komputer untuk secara digital
menangkap, menyimpan dan menampilkan dokumen, gambar, grafik dan
ilustrasi-ilustrasi lainnya dengan cara sama seperti pemrosesan kata.
Pemrosesan kata atau teks dokumen menyimpan dan memproses hanya kata
(teks) dokumen.
b. Sistem tanggap cepat (quick response system)
Sistem ini digunakan untuk gugus manajemen mutu
(TQM=Total Quality Management) dalam bisnis, dimana dalam melaksanakan
sesuatu dengan tepat pada saat pertama. TQM mensyaratkan produksi
berkualitas tinggi, efisiensi, operasional dan pengembangan operasi
secara terus menerus.
c. Sistem komputer terpadu manufaktur (manufacture integrated computer system)
Sistem ini adalah pendekatan terpadu untuk pemanfaatan
teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen-komponen sistem
ini biasanya mencakup stasiun-stasiun kerja (CAD), sistem pengawasan
dan pengendalian produksi tepat waktu, dan sistem pemesanan dan
pengendalian persediaan.
Beberapa tahapan proses pengolahan data yang memperoleh manfaat besar dari penggunaan komputer adalah :
Siklus Hidup Sistem Informasi Akuntansi
Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau
mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi. Proses ini membutuhkan
komitmen substansial mengenai waktu dan sumber daya serta merupakana
aktivitas berkesinambungan dalam banyak organisasi. Dalam beberapa hal,
sistem informasi menyerupai suatu organisasi, yaitu hidup, lahir,
tumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini
disebut siklus hidup sistem yang terdiri atas tahap-tahap perencanaan,
analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan.
- Tahap Perencanaan
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap perencanaan
ini dimulai dari adanya masalah atau peluang. Dilanjutkan dengan
mengidentifikasikan masalah tersebut, menentukan tujuan dari sistem yang
akan dibuat, mengidentifikasikan kendala-kendala yang akan dihadapi
serta melakukan studi kelayakan. Jika menurut hasil studi kelayakan
dinyatakan bahwa pengembangan sistem ini layak, maka proses dilanjutkan
dengan mempersiapkan usulan sistem yang pada tahap selanjutnya dapat
saja usulan sistem ini ditolak. Jika usulan sistem diterima, proyek akan
dilanjutkan dengan tahap penelitian
- Tahap Analisis dan Rancangan
Tahap ini merupakan penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem baru atau memperbaharui yang sudah ada.
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap analisa, yaitu
- menetukan kebutuhan informasi
- melakukan survey
- menyusun cara pemenuhan kebutuhan informasi dan cara memecahkan masalahnya
Tahap rancangan sistem adalah penentuan proses dan data
yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah dalam tahap rancangan
ini dapat mengikuti pedomen dibawah ini
- menyiapkan rancangan yang rinci mengenai data, proses dan laporan yang akan dibuat dengan pendekatan atas-bawah maupun bawah-atas
- mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan memilih berbagai alternatif pilihan rancangan yang sekiranya dapat dijadikan pertimbangan untuk dipakai dan dapat dipilih yang paling baik
- menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya
- menyetujui atau menolak penerapan, biasanya mempertimbangkan antara manfaat dan biaya
Secata teknis ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap rancangan sistem informasi, sebagi berikut :
- merancang bentuk-bentuk dokumen keluaran
- merancang bentuk-bentuk dokumen masukan
- merancang format file dan databasenya
- merancang program aplikasi
- Tahap Penerapan dan Penggunaan
Sesudah menyelesaikan pekerjaan merancang sistem baru,
langkah berikutnya adalah mengimplementasikan dan melaksanakan sistem
baru tersebut.
Tahap penerapan ini akan meliputi kegiatan berikut :
- perencanaan penerapan sistem haruslah dipahami dengan baik oleh manajer agar dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci
- mengumumkan penerapan sistem kepada pagawai agar mereka tahu mengenai keputusan untuk menetapkan sistem baru dengan meminta kerjasama mereka
- mendapatkan sumber daya yang sesuai
- menyiapkan database dengan cara merubah data lama ke versi baru ataupun membuat adata baru
- mendidik peserta dan pemakai agar dapat mengimplementasikan sistem baru
- masuk ke sistem baru berarti mulai menggunakan sistem baru dan meninggalkan sistem lama
Bila seluruh langkah diatas sudah dikerjakan, berarti
sistem informasi yang baru sudah siap untuk dilaksanakan dan digunakan.
Tahap penggunaan sistem informasi ini dilakukan dengan dua cara :
- perubahan paralel, yaitu melaksanakan sistem baru bersama dengan sistem lama sehingga ada dua proses data untuk setiap transaksi yang terjadi
- perubahan langsung, yaitu menghentikan penggunaan sistem lama dan sekaligus menggantinya dengan sistem baru
Peran Akuntan Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Akuntan berinteraksi dengan SIA bisa dalam bentuk
menggunakan, mengevaluasi, dan mengembangkan SIA. Tentu saja fungsi ini
sesuai dengan posisi pekerjaan seorang akuntan yang bisa dikategorikan
menjadi akuntan keuangan, manajer akuntansi, ahli akuntansi pajak,
akuntan manajemen, pengembang sistem, dan auditor.
Bentuk Pengawasan Di Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Kasus-kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi
adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu
penyelesaian pekerjaan (deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan
kegiatan-kegiatan lain yang menyimoang dari rencana. Pengawasan dapat
didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkenaan dengan cara-cara
membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini
menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan
pengawasan.
Proses pengawasan didalam SIA juga berhubungan erat
dengan fungsi-fungsi manajerial lainnya, yaitu perencanaan,
pengorganisasian dan pengarahan.
Ada beberapa faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi, yaitu :
- perubahan lingkungan organisasi
- peningkatan kompleksitas organisasi
- kesalahan-kesalahan
- kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Proses pengawasan yang dilakukan didalam SIA biasanya terdiri paling sedikit lima tahap, yaitu :
- penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
- penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
- pengukuran pelaksanaan kegiatan yang nyata
- membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
- pengambilan tindakan koreksi bila perlu
Semoga bermanfaat untuk Anda...
0 komentar:
Posting Komentar